Es sind oft ganz alltägliche Aufgaben, die uns belästigen, schwer im Bauch liegen und unsere Zeit stehlen. Vor allem deswegen, weil sie unsere (gedankliche) To Do-Liste unnötig aufblasen. Und wir so das Gefühl haben, diese unendlich lange Liste ja gar nicht abarbeiten zu können und generell viel zu wenig Zeit haben. Und immer wieder fällt der Blick auf eine dieser oft kleinen Aufgaben..und wir ärgern uns, über den Termin in der Werkstatt, der vereinbart werden sollte, das Altglas, das auf den Glascontainer wartet und die Post, die durchgeschaut werden muss.

Diese 1.000 Kleinigkeiten schieben wir ja gerne mal vor uns her – andererseits sollten wir sie aber auch nicht vergessen. Sie müllen unsere ganze To-Do-Liste zu oder – falls sie gar nicht draufstehen – lenken uns spontan von den wichtigen Dingen des Lebens ab.

Solche Alltags-Aufgaben gleichen ja meist einer unendlichen Geschichte – kaum ist eine Sache erledigt, kommen die nächsten 3 daher.

Darum möchte ich dir heute meine besten Methoden vorstellen, wie du alltägliche Aufgaben (fast) mit links jonglierst.

Aufgaben < 5 Minuten nur einmal zur Hand nehmen

Es ist wieder mal Zeit für einen Zahnarzt-Termin.

Vorbildlich, wie du bist, notierst du dir das gleich mal auf deiner To Do-Liste. Jeden Tag fällt der Blick darauf und du erinnerst dich, dass du dort mal anrufen solltest – aber „jetzt passts grad gar nicht“.

Am Ende der Woche überträgst du die Aufgabe geflissentlich auf die nächste Woche.

Irgendwann stellst du fest, dass du mal die Nummer raussuchen könntest. Oh Mist..die Ordinationszeiten sind für heute schon um. Na gut, dann pinnst du dir die Nummer gleich mal auf die Pinnwand, damit du morgen voller Motivation anrufen könntest – oder doch wieder nicht?

Wie lange würde das Telefonat dauern? Wahrscheinlich nicht einmal eine Minute!

So banal das klingt, aber wir verplempern mit dem Vor-Uns-Herschieben so viel Zeit – die könnten wir doch echt für was anderes nutzen.
Fazit: Bei Aufgaben, die insgesamt weniger als 5 Minuten Zeit in Anspruch nehmen: sofort erledigen und freuen wie ein Schnitzel, dass es so schnell gegangen ist ;).

 

„Müde macht nur die Arbeit die wir liegen lassen, nicht jene die wir tun.“
(Marie von Ebner-Eschenbach)

 

„Das zahlt sich jetzt nicht aus!“ aus dem Hirn verbannen

Es gibt diese Tage, wo wir bei jeder Aufgabe ewig überlegen, ob wir diese jetzt angehen sollen oder nicht. Ein Blick auf die Uhr genügt – und wir stellen fest: „Das zahlt sich jetzt nicht mehr aus!“ (weil ja in einer Stunde Mittagspause ist / wir in 2 Stunden einen Termin haben / die Kinder in einer halben Stunde von der Schule heimkommen etc.)

Grund genug, um eine unliebsame Aufgabe auf später oder den nächsten Tag zu verschieben – wo man möglicherweise, vielleicht, eventuell ja mehr Zeit dafür hat.

Aber – kennen wir nicht alle auch diese Situation:

Haben wir einen Putztag geplant – brauchen wir dafür auch garantiert den ganzen Tag. Melden sich jedoch unerwartet Gäste an à la „Wir würden in einer Stunde bei euch vorbeischauen!“, ist die Wohnung in olympischer Rekordzeit sauber.

Dieses Phänomen nennt man das „Parkinsonsche Gesetz“. Dies besagt, dass sich die Dauer einer Aufgabe ausdehnt, je nachdem, wie viel Zeit wir haben bzw. uns dafür nehmen. Auf Deutsch gesagt: Je mehr Zeit wir einplanen, desto länger brauchen wir auch!

Eine gute Übung ist es, sich z.B. einen Wecker zu stellen und dann zu versuchen, die Aufgabe bis dorthin fertigzustellen.

Wenn sich also das nächste Mal der Gedanke ankündigt, dass sich etwas nicht mehr auszahlt – dann verbann ihn sofort aus deinem Hirn und erledige sofort die jeweilige Aufgabe. Wenn dein Leben davon abhinge, würdest du die Aufgabe ja auch in der vorhandenen Zeit schaffen, oder ;)?

 

Es muss fertig sein, nicht perfekt.

Schon seit 20 Minuten sitzt du an dieser E-Mail. Eigentlich brauchst du von dem Empfänger ja nur eine kleine Information. Die Frage hast du auch schon hingeschrieben. Aber dann hast du noch ein paar Floskeln davorgeschrieben und ein paar Sätze dahinter. Und irgendwie gefällt dir das E-Mail noch nicht so ganz, drum arbeitest du jetzt nochmal an der Formulierung.

Und wofür das Ganze? Dafür, dass dir der andere vielleicht mit einem Wort antwortet? Nämlich mit der Antwort auf deine Frage.
(Oh ja, das ist mir schon des Öfteren passiert ;).)

Leider tritt dieser sinnlose Perfektionismus nicht nur beim Mail schreiben auf – sondern in sämtlichen Bereichen unseres Lebens. Überleg mal selbst, wo du besonders perfektionistisch veranlagt bist.

Versuche in Zukunft, fertige Dinge als fertig anzusehen – und nicht noch herumzufeilen und zu perfektionieren.

„Habe keine Angst vor der Perfektion – du wirst sie nie erreichen!“ (Seneca)

 

Auf eine Sache konzentrieren.

Wir sind immer mehr verleitet, ständiges Multi-Tasking zu betreiben.

Du sitzt an einer Aufgabe, plötzlich kommt ein Mail herein. Natürlich bearbeitest du das Mail sofort, aber zwischendurch schreibt eine Freundin auf WhatsApp und du vereinbarst „kurz“ mit ihr eine Zeit fürs Treffen. Dann könntest du ja kurz auf Facebook schauen, weil du die Konzentration für die Aufgabe sowieso schon verloren hast. Da kommst schon das nächste Mail rein – du greifst zum Telefonhörer und führst ein kurzes Telefonat wegen einer Info. Zwischenzeitlich hat sich die Freundin auf WhatsApp zurückgemeldet, ob du ihr heute Abend ein Buch mitnehmen könntest. Du stehst auf, um es zu holen und schreibst ihr kurz zurück. So, und woran hast du jetzt eigentlich gerade wirklich gearbeitet?

Um solche Situation – die leider alltäglich sind –  zu vermeiden, kann ich folgendes empfehlen:

Versuche, Ablenkungen so gut es geht, zu vermeiden (z.B. Mailprogramm schließen, Handy auf Lautlos,  Facebook schließen, Tür stundenweise mit „Bitte nicht stören“-Schild bekleben etc.).

Und das führt uns dann auch gleich zum nächsten Punkt:

 

Gleiche Aufgaben zusammenfassen

Nachdem unser Gehirn immer wieder Zeit braucht, um sich auf eine neue Aufgabe einzustellen, ist es sinnvoll, gleiche Aufgaben zusammenzufassen und gemeinsam abzuarbeiten. So ähnlich wie mit einer Waschmaschine – Wäsche wäschst du ja auch erst, wenn eine Maschine voll ist – und nicht bei jedem einzelnen Kleidungsstück, oder ;)?

Zusammenfassen könntest du z.B. folgende Aufgaben:

  • Telefonate – alle nötigen Anrufe nacheinander erledigen
  • E-Mails – Mail-Programm bewusst öffnen, alle Mails abarbeiten, wieder schließen
  • Überweisungen – sammeln und 1x pro Woche auf einmal erledigen
  • Aufgabenplanung – alle eintreffenden Aufgaben sammeln und 1x pro Woche oder jeden Tag in der Früh sinnvoll einplanen
  • Ideen sammeln
  • Besorgungen wie Einkäufe, Tanken, Post, etc.

 

Wo ich es teilweise intensiv anwende, ist bei WhatsApp. Sämtliche Nachrichten, die in verschiedensten Gruppen über den Tag eintrudeln, werden geflissentlich ignoriert – und erst am Abend in einem Aufwasch beantwortet. Dies hat auch den Vorteil, dass bei Gruppen-Diskussionen in der Zwischenzeit jeder seinen Senf zum Thema gegeben hat und meist schon etwas vereinbart wurde ;).

(Ich hoffe, meine WhatsApp-Kontakte haben Verständnis dafür – aber ich glaube, es ist bis jetzt auch noch niemandem aufgefallen…)

Ich muss zugeben, diese Methode komplett durchzuziehen, ist hart – und aktuell scheitere ich noch täglich daran ;). Aber es macht auf jeden Fall Sinn, es weitestgehend zu versuchen – und Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag zu integrieren.

 

Wartezeiten ausnutzen 

Im Laufe einer Woche gibt es unzählige Zeitfenster, wo wir auf etwas warten: im Wartezimmer beim Arzt, in der Straßenbahn, auf den Partner ;).

Viele unter uns verwenden diese Zeiten dafür, mal wieder Facebook zu checken. Danach wird das Handy weggesteckt, um es 3 Minuten später aus Langeweile wieder in die Hand zu nehmen und erneut Facebook zu checken, nur um festzustellen, dass ein neues Katzenvideo dazugekommen ist.

Doch gerade diese kürzeren oder längeren Wartezeiten kannst du super nutzen, um Kleinigkeiten zu erledigen.

Hier ein paar Aufgaben, die sich perfekt für solche Zeitfenster eignen – mit oder teilweise auch ohne Handy:

  • kurze Telefonate
  • kurze E-Mails
  • Recherche – Online oder einem Buch
  • Notizen machen (für Präsentation, für Artikel, für Ideensammlung etc.)
  • Woche planen – in digitalem oder klassischem Kalender
  • gespeicherte Artikel lesen – oder Zeitschriften mitnehmen, die du schon länger lesen wolltest
  • E-Mail-Posteingang aufräumen / alte Mails löschen

Dazu ist es auch wiederum hilfreich, eine Liste mit gesammelten Aufgaben zu haben (siehe voriger Punkt). Manche davon kann man dann super in den Wartezeiten abarbeiten.

Eine Personen-Gruppe, die täglich mehrmals solchen 5-10-minütigen Zeitfenstern ausgesetzt sind, sind die lieben Raucher. Und ich gestehe gleich an dieser Stelle, dass ich zu dieser Spezies gehöre. Ist man nur einer von vielen im Büro, wird die Rauchpause meist für den Tratsch unter Kollegen verwendet. Steht man aber alleine in der Kälte, ist dies ebenfalls ein perfekter Zeitpunkt, um ein paar Kleinigkeiten zu erledigen. Ich für meinen Teil hab eine eigene „Leseliste“, wo interessante Artikel reinkommen – und da wird einer nach dem anderen jeweils bei einer Zigarette gelesen – und somit trotz Laster etwas zur „geistigen“ Gesundheit beigetragen ;).

 

Delegieren

Last, but not least: Stell dir gerade bei kleineren und/oder lästigen Dingen auch manchmal die Frage, ob das nicht jemand anderer übernehmen könnte :).

 

 

Wendest du einen der Tricks bereits an? Wie geht’s dir damit?
Welche Tricks helfen dir im Alltag weiter?  

lg,
Julia,
die leider manchmal Meister im Aufschieben von alltäglichen Aufgaben ist – oder fährt sonst noch jemand im Sommer mit Winterreifen herum ;)?

 

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