Wie schaffe ich es, mehr Fokus und Struktur in meine Arbeitstage zu bringen? Wie bringe ich als Unternehmer:in alles unter, ohne mich ständig zu verzetteln?
Diese Frage ist vermutlich eine der meistgestellten - in Workshops, Einzelcoachings und in meiner Mastermind BLÜTEZEIT. Wir kreativen, vielseitigen, neugierigen Einzelunternehmerinnen sind einfach Meister darin, mehrere Standbeine zu haben, 17 Projekte gleichzeitig zu jonglieren, parallel Neues lernen zu wollen - und uns dabei immer wieder mal komplett zu verzetteln.
Ich hab gefühlt jede Zeitmanagement-Methode ausprobiert - und wieder verworfen. Aber ein Ansatz, der lässt mich nicht los und macht mein Leben leichter - die Arbeit mit einer Wochenübersicht und Task Batching. Und obwohl es unglaublich simpel und banal ist, hat dieses Konzept auch schon regelrechte Begeisterung bei Kund:innen ausgelöst.
Aber mal zurück zur Ausgangssituation:
Wenn du nicht so viel lesen magst, spring direkt zur nächsten Überschrift. Mit der folgenden Geschichte verstehst du aber vermutlich besser, warum du über einen Wochenplan nachdenken solltest ;).
Verzetteln & unendliche To Do-Listen
Sehen wir uns mal einen typischen Arbeitstag einer Solo-Unternehmerin am Beispiel von Anna an. Anna ist Einrichtungs-Expertin und beschäftigt sich mit der Umgestaltung von Räumen ihrer Kund:innen.
Um 9:00 Uhr ist Anna im Büro. Sie sollte aktuell an einem ersten Entwurf für ein neues, tolles Kundenprojekt arbeiten, ihre Webseite etwas überarbeiten, auf Social Media sichtbarer werden, Mails beantworten, Rechnungen überweisen und, und, und.
Zuerst öffnet sie ihre Mails.
Eine Kundin hat einen Änderungswunsch bei einer Planung. Auf die To Do-Liste? Nein, lieber gleich erledigen.
Der Steuerberaterin fehlt ein Beleg. Mist - in der Kiste gekramt, die Geldbörse aus dem Eingangsbereich geholt, den Beleg gefunden, gescannt und verschickt.
Eine Überweisung ist auch noch offen - also ab ins Online-Banking. Da ist ja noch eine Zahlung offen. Also Erinnerungs-Mail an den Kunden.
So, puh, die erste Pause ist fällig - mit etwas Scrollen durch Instagram.
"Ich sollte auch wieder mal..." Anna öffnet Canva und bastelt an einem Beitrag herum.
Da läutet das Telefon - eine Kundin möchte ihren Beratungstermin verschieben. Also Kalender geöffnet, neuen Termin vereinbart.
Ui, schon wieder Ende des Monats. Sie wollte doch regelmäßig ihr Monat planen. Soll ich kurz? Nein, jetzt nicht!
Mittlerweile ist es Mittag - aber jetzt Mittagspause? Sie hat doch noch gar nicht mit dem Kunden-Projekt begonnen. Also schnell einen Schokoriegel in den Mund für Energie zwischendurch.
Alle Unterlagen und Infos zum Projekt geöffnet. Puh, Mittagstief - sie hat grad überhaupt keine Ideen für den Entwurf. Vielleicht ein bisschen Inspiration? Also Pinterest geöffnet und mal ein bisschen gestöbert.
Und war da nicht der Onlinekurs, den sie dazu vor kurzem gekauft hat? Da könnte sie mal eben das Workbook ausdrucken. Mist, die Druckerpatrone ist leer. Also gleich mal online bestellen.
So, zurück zum Projekt. Wenn sie doch schon den Fragebogen hätte für die Kundenwünsche. Ab auf die To Do-Liste damit - als 374. Punkt, uff.
Ach, das wird heute einfach nichts mehr. Noch kurz durch die Mails scrollen - dann aber genug für heute.
Der Tag ist vorbei. Und Anna? Ist hungrig, müde und frustriert, weil sie heute 15 Sachen begonnen, aber in Wahrheit gar nichts geschafft hat.
Kommen dir solche Tage bekannt vor?
Fokussierter arbeiten mit Aufgaben-Batching & Themen-Blöcken
Als Solo-Unternehmen haben wir verschiedenste Rollen - und oft sogar mehrere Standbeine. Wir organisieren unser Unternehmen, planen unsere Projekte, kümmern uns um unsere Finanzen, beraten Kund:innen. Dann möchten wir noch kreativ, innovativ, visionär sein - und dabei nicht ausbrennen.
Wir können das schon schaffen - mit guter Organisation! Was aber semi-gut klappt: Alles gleichzeitig sein zu wollen.
Und da kommt Aufgaben-Batching ins Spiel. "Task-Batching" heißt nichts anderes, als ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und hintereinander zu erledigen z.B.
mehrere Social Media-Grafiken auf einmal vorbereiten
verschiedene Texte in einem Schwung zu schreiben
Rechnungen gesammelt überweisen
mehrere Telefonate in einem Aufwasch erledigen
diverse Erledigungen / Einkäufe / Bestellungen zusammenfassen
eine ganze Reihe an Produkten zu fotografieren
Egal, ob kreative Tätigkeiten, Planung, Kundenkontakt, organisatorischer Kram - fast alles kann in "Themenblöcken" untergebracht werden. Welche das sind, ist komplett individuell und musst du dir für deinen Alltag einfach mal durchdenken.
Dazu braucht es nur ein bisschen Zeit - die sich hundertfach bezahlt macht - und folgende 2 Schritte:
1. Häufige Tätigkeiten sammeln (Braindump)
Schreib alle Tätigkeiten auf, die du regelmäßig machst oder machen möchtest- von Kundenterminen über Angebote bis hin zur Quartalsplanung und deinem Marketing.
Denk auch dran, dass du vielleicht Vorbereitung für einen Termin hast, Social Media meist aus Ideenfindung, Grafik und Text besteht oder du auch mal gerne Platz für Weiterbildung hättest.
Falls dir das so ad hoc schwerfällt: Schreib mal 1-2 Wochen im Alltag jede Tätigkeit mit - und ergänze um alles, wofür du keine Zeit gefunden hast.
2. Aufgaben clustern (Themen)
Überlege dir, welche Aufgaben ähnlich sind und sortiere sie in unterschiedlichen Gruppen zusammen.
Gib den Aufgaben-Kategorien / Gruppen einen aussagekräftigen Titel z.B. Finanzen, Kundentermine, Weiterbildung.
Und jetzt noch eine letzte Challenge: Versuch zu schätzen, wie viel Zeit du (wöchentlich/monatlich) jeweils brauchst oder leg fest, wie viel du dafür nutzen willst.
Arbeits-Alltag organisieren mit dem Wochenplan
Bist du schnell überfordert mit deiner ewigen To Do-Liste? Oder verzettelst dich total leicht in deiner Selbstständigkeit? Dann wird's Zeit für einen Wochenplan.
Im Wochenplan legst du - je nach deinen zeitlichen Möglichkeiten - fest, welche Themenblöcke an welchen Tag wandern. So strukturierst du deine Woche vorab und weißt genau, worauf du dich jeden Tag so konzentrieren darfst.
Du kannst dafür ein Whiteboard verwenden, einen bunten Wochenplan mit Washi Tapes oder Post It's gestalten, eine digitale Übersicht mit Canva basteln oder die Termine im Google Calendar organisieren. Wichtig ist nur, dass du den Plan irgendwo vor Augen hast.
Ich selber arbeite am liebsten mit größeren Zeitblöcken (ganze Thementage, Fokus-Vormittage oder mindestens 2 Stunden-Slots) - siehe Bild oben. Andere Arbeits-Typen brauchen mehr Abwechslung und strukturieren ihre Woche lieber wie einen typischen Stundenplan in der Schule.
Probier einfach mal aus, was am besten zu dir passt - und passe die Übersicht jederzeit an deine Bedürfnisse an.
5 Tipps für eine strukturierte Wochenplanung in der Selbstständigkeit
Energielevel / Biorhythmus bedenken Bist du montags immer total energiegeladen und kreativ? Dann reservier dir den Tag für Ideen, Visionen oder Gestaltung. Am frühen Nachmittag hast du meistens ein Tief? Dann ist das ideal, um etwas abzuarbeiten, wo du dich nicht so anstrengen musst. Oder auch, um eine Pause einzuplanen!
Realistisch planen Der Wochenplan muss natürlich zu dir und deinen zeitlichen Rahmenbedingungen passen. Bist du rein selbstständig, kannst du dir idealerweise ganze Fokustage einplanen. Bist du neben Angestellten-Job als Mama nebenberuflich selbstständig, hast du vielleicht nur kurze Zeitfenster oder Abende pro Woche. Aber auch eine Stunde Fokus ist besser wie nichts!
Ablenkungen eliminieren Mit Themenblöcken & Fokuszeiten kommen wir in den heiß-begehrten Flow, wo alles schneller geht als sonst. Sind wir in einer kreativen Phase, flutschen Entwürfe, Texte, Ideen wie von selbst. Aber dieser Flow entsteht nur, wenn wir nicht von Mails, Rechnungen & Telefonaten unterbrochen werden. Eliminiere alles, was nicht mit dem aktuellen Fokusthema zu tun hat. Also: Handy auf lautlos, Mail-Programm komplett schließen, jegliche nicht nötige Programme (und Browser-Tabs) zumachen!
Getrennte To Do-Listen Gewohne dir an, mehrere Listen zu führen - unterteilt nach deinen Kategorien. So kannst du neue To Do's direkt auf die richtige Liste schreiben. Und wenn der Themenblock dran ist, sofort mit allen offenen Punkten loslegen.
Bleib flexibel ;) Dein Wochenplan ist nicht in Stein gemeißelt. Es wär Content-Nachmittag, dir fällt aber gar nichts ein und du hättest richtig Lust auf Buchhaltung. Na dann: Go for it! Die Übersicht soll dir eine Struktur geben - wenn du magst, kannst du die Themenblöcke aber auch jede Woche individuell zuordnen / einplanen.
Und so sieht die Wochenplanung dann in der Praxis aus:
Verschärfte Variante: Time Boxing
Trag dir in deinen analogen oder digitalen Kalender fixe Zeit-Slots für konkrete Aufgaben ein. Stell dir einen Timer auf die festgelegte Zeit. Und loooos! Wetten, dass du deutlich schneller bist als sonst?
Alltags-Tipp: Timer stellen simuliert übrigens auch den spontan angekündigten Besuch der Schwiegermutter im Haushalt. Hilft den Kids, ein Gefühl für Zeit zu entwickeln. Und ist in Wirklichkeit für Workshops gedacht. Also ein wahres Multi-Talent!
Wie könnte das also bei Anna aussehen?
Dienstags ist bei Anna Gestaltungs-Zeit für Kunden. Beim Frühstück blättert sie in einer Zeitschrift und hat direkt eine erste Idee für das neue Projekt. Sie freut sich auf einen kreativen Tag. Um 9:00 Uhr sitzt sie am Schreibtisch, öffnet ihr Planungsprogramm und startet direkt mit der Idee. Ihr Handy ist auf lautlos, denn in dieser Zeit ist sie für niemanden erreichbar. Sie ist voller Kreativität und kommt gut voran.
Zwischendurch sucht sie auf Pinterest nach Inspiration und erinnert sich an ihr eigenes Pinterest-Profil. Die Überarbeitung notiert sie kurz auf ihrer Social Media-Liste, denn das ist donnerstags und manchmal abends dran. Mittag ist der Entwurf fertig und sie ist zufrieden.
Nach der entspannten Mittagspause nutzt sie das tägliche Tief für kleine organisatorische Dinge: Mails checken, Beleg für die Steuerberaterin suchen, Kundin zurückrufen.
Dann möchte sie noch ein Mood-Board mit Bildern für ein anderes Projekt erstellen. Nachdem sie weiß, dass sie da manchmal abtaucht und stundenlang herum-bastelt, stellt sie ihren Timer auf eine Stunde. Die Zeit ist abgelaufen, das Moodboard ist fertig. Noch schnell an die Kundin verschickt und zufrieden geht's (sogar ein bisschen früher als erwartet) in den Feierabend.
Fokuszeiten und Rollen gegen Verzetteln in der Selbstständigkeit
Zum Schluss noch eine kleine Bonus-Idee, die mit anderen Solo-Unternehmer:innen in einem Workshop entstanden ist:
Welche Arbeitspersönlichkeit / Rolle brauche ich für diese Fokuszeit? Will ich kreativ, planend, analytisch, visionär etc. sein?
Was brauche ich, um in diese Rolle "zu schlüpfen"?
Verändere deine Rahmenbedingungen je nach Arbeitspersönlichkeit / Fokusthema z.B. durch Musik, Düfte, Räume, Kleidung, Accessoires, Tasse, Getränk, Snacks etc.
Als Beispiel: Ideen für Social Media hat Anna selten am Schreibtisch. Canva-Grafiken bastelt sie am liebsten abends auf der Couch und mit einem Glas Weißwein. Bei Kundenprojekten wirft sie ihren Diffuser mit einem kreativitätsfördernden Öl an und legt den Farbfächer am Tisch. Und bei der Buchhaltung gönnt sie sich Gummibärchen :).
Also - Aufgaben-Batching & Wochenplan nochmal im Überblick:
Regelmäßige Aufgaben sammeln
Aufgaben in Themen kategorisieren
Themenblöcke / Fokuszeiten in Kalendar einplanen
Loslegen und richtig viel in weniger Zeit schaffen ;)
Lass gerne hören, wenn du den Wochenplan, Aufgaben-Batching oder die Kombination daraus ausprobierst. Wenn der Blog-Artikel hilfreich war, teil ihn - oder deine Erfahrungen daraus - gerne als Instagram-Story oder auf LinkedIn mit @visionsgarten.
Alles Liebe, Julia
PS. Sei dabei bei der Webinar-Reihe smart:ies - wo ich dir noch viele weitere Routinen, Tipps & Tools zeige, um als kreativer Kopf strukturierter und fokussierter zu arbeiten.
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