Büro-Organisation, Rechnungen und Zeiterfassung – meine ersten Schritte

Ohne digitale Hilfsmittel geht ja heute fast gar nichts mehr – und ich muss gestehen: Ich hab auch ein Faible für (hilfreiche) Online-Software.. In den ersten 2 Jahren meiner Selbstständigkeit hab ich also mit folgendem System gearbeitet:

• für meine To Do-Listen: ToDoist  (übrigens: mit dem richtigen System seeehr empfehlenswert!!)
• für meine Angebote und Rechnungen: FastBill
• für die Zeiterfassung: Toggl
• für eine Übersicht über bereits abgerechnete und zu verrechnende Projekte:
  ein ganz normales Excel-Dokument
• für eine Übersicht über potentielle Kunden:
  ein (vernachlässigtes) Ablagefach und ein Chaos aus PostIts
• für eine Gesamt-Übersicht über Kunden, Projekte und den jeweiligen Status:
  • mein Gehirn, das gottseidank zu 99% zuverlässig war
  • meinen Mail-Account mit seiner heißgeliebten Suchfunktion

Im Großen und Ganzen hat mein bisheriger Workflow funktioniert. Anfangs war’s ja noch ein Kinderspiel, aber mit zunehmenden Kunden eindeutig nicht mehr ganz so einfach.

Und vieles daran hat mich trotzdem genervt und zwar regelmäßig. Stundenübersicht anschauen in einem Programm und Abrechnungen schreiben in einem anderen ist irgendwie mühsam. Immer wieder hab ich mir gewünscht, dass es doch eine Software gibt, die alles (sinnvoll) kombiniert – und ich endlich mal eine wirklich hilfreiche, gesamte Übersicht über all meine Sachen hab. Aja, und leistbar sollte dieses „Ding“ natürlich auch sein ;)!

Nach unzähligen erfolglosen Recherchen stolpere ich dann vor ein paar Monaten ganz zufällig über die Software „moco“ – und es war Liebe auf den ersten Blick sozusagen ;).

moco – und warum es mir jeden Tag erleichtert!

moco ist für mich jetzt die Sekretärin, die ich (noch) nicht habe. Denn „sie“ hat immer einen Überblick über all meine Projekte. Aber auch über all meine Angebote. moco weiß genau, wann etwas abzurechnen ist – und wie viel. Und schreit auch gleich, wenn ich bei einem Projekt die kalkulierte Zeit übersehe. moco erinnert mich ständig, was bei potentiellen Neukunden zu tun ist – und hilft mir somit, neue Aufträge zu bekommen! Abgesehen davon hat das Tool ein echt ansprechendes Design (was mir unglaublich wichtig ist) und einfach genau die Funktionen, die ich tagtäglich brauche!

Aber, Stop – jetzt nochmal von Anfang an!

Projektverwaltung mit moco:
Überblick und die volle Kosten-Kontrolle (auch für Kunden)

In der Software hab ich jetzt alle meine Kunden und die jeweiligen Projekte drin. In der Übersicht seh ich dann auf einen Blick alle aktuellen Projekte UND den Status – also wieviel vom Budget schon verbraucht ist.

Bei jedem Kunden ist ein Angebot (oder ein geplantes Budget) hinterlegt und dank der Zeiterfassung weiß moco immer genau, woran ich wie viel arbeite. Klingt zwar selbstverständlich – funktioniert aber meiner Erfahrung nach in anderen Tools weit nicht so einfach und problemlos!

Zeiterfassung mit moco: Überblick über jede gearbeitete Minute

Mit moco läuft bei mir jetzt ziemlich den ganzen Tag die Stopp-Uhr mit. So kann ich am Abend ganz genau nachvollziehen, was ich den lieben langen Tag so gewerkt habe und mich am Ende des Tages selbst loben für meine Leistung ;). Ist also nicht nur sinnvoll für die Projekt-Übersicht, sondern auch richtig motivierend.

Früher hab ich mich immer etwas gewundert, wo meine ganze Zeit hingekommen ist. Jetzt hab ich dafür ein paar interne Projekte und kann auch hier ein Stundenkontingent definieren. moco zeigt mir dann auch, wieviel meiner Zeit verrechenbar und nicht verrechenbar ist (manchmal etwas erschreckend ;)). Apropos Stundenkontingent: Schon beim Auswählen des Projekts sieht man sofort, wie viel Zeit noch verfügbar ist – ständiger Überblick also :)!

Ist ein Projekt abgeschlossen, kommt der (für Selbstständige doch immer) freudige Teil: die Abrechnung!

Abrechnung mit moco: Fixe Pauschale oder genaue Stundenaufschlüsselung? 

Natürlich schreit moco auch gleich, wenn eine Rechnung überfällig ist. Und für alle, die ihre Zahlen gerne analysieren, detaillierte Statistiken über monatliche Einnahmen, Jahresumsatz, Umsatz pro Kunde usw.

Neue Kunden gewinnen mit moco: Der Tritt in den Hintern für alle, die Akquise nicht so mögen

Neukundengewinnung ist ja immer so eine Sache. Erstens mag man ja nicht lästig sein. Zweitens wartet man halt einfach, ob sich der potentielle Kunde nach dem Angebot von selbst meldet. Und drittens vergisst man dann irgendwann, dass es eine Anfrage gegeben hat. Ok, vielleicht etwas übertrieben – aber eines ist klar: Zur Akquise muss man meistens ein bisschen genötigt werden.

Mit einem eigenen Akquise-Bereich hat moco auch hier vorgesorgt. Jeder potentielle Kunde kann eingetragen und mit einem Status versehen werden (z.B. Kontakt aufgenommen, Angebot verschickt, mündliche Zusage etc.). Damit es nach dem ersten Anflug von Motivation nicht zu „digitalen Leichen“ kommt, verlangt moco ein Datum, wann wieder etwas passieren muss. Und nervt dann solange, bis man den Kunden endlich anruft und den Status zum nächsten Level ändert. Klingt brutal – ist aber wirklich hilfreich. Zusätzlich motivierend ist das geschätzte Auftragsvolumen, dass einem dann auch noch ständig vor die Nase gehalten wird ;).

Einsatzplanung mit moco

Was fehlt noch so bei moco?

Ich hab einige Punkte für den Artikel notiert gehabt, die ich mir wünschen würde. Dann kommt wöchentlich eine Info von moco mit neuen oder angepassten Funktionen und – auch wenn das jetzt unglaubwürdig klingt, aber ist so – es hat sich in der Zwischenzeit (für meine Arbeitsweise) alles erledigt! Drum, großes Lob an das Entwickler-Team – die Philosophie eines einfachen Tools, das alles abdeckt, was man braucht, aber nicht mehr, wird wirklich erfüllt!

Das einzige, was moco für meine Bedürfnisse nicht integriert hat, ist eine To Do-Liste (idealerweise zugeordnet zu den jeweiligen Projekten). Aber wahrscheinlich würde die Software dann erst recht wieder zu komplex werden… Was ich aber echt hilfreich finden würde, wäre eine Integration von moco in ToDoist, meiner To Do-Liste des Vertrauens – damit ich meine Zeit gleich dort erfassen kann – aber vielleicht kommt das ja auch noch ;)!

Meine Empfehlung: Probiert moco doch mal aus!

Denn am besten ist es doch, ihr schaut euch die Software einfach selbst mal an und probiert, ob moco für euch und euer Unternehmen auch so hilfreich ist, wie für mich. Und wenn ihr dann auch das Gefühl habt wie ich vor einiger Zeit, dass ich ohne moco nicht mehr selbstständig sein mag, hab ich noch gute Nachrichten:

Mit dem Gutschein-Code VISIONS1803 könnt ihr moco 3 Monate kostenlos nutzen!! Hier geht’s zur Anmeldung und weiteren Details!

Dann wünsch ich viel Freude mit meiner Empfehlung – und lasst doch gerne hören, wie’s euch so gefällt! 

lg,
Julia,

die moco übrigens mitten im Urlaub zufällig entdeckt – und dann voller Begeisterung einen halben Tag damit herumgespielt hat.. Gut, dass ich damals die nicht verrechenbare Zeit noch nicht mitgetrackt habe ;).