Als EinzelunternehmerIn ist man ja sozusagen Mädchen für alles.
Neben verschiedensten Projekten für Kunden heißt es auch noch Rechnungen schreiben, neue Kunden gewinnen, sich ums eigene Marketing kümmern und rechtzeitig einzukaufen, bevor Druckerpapier und Kaffee wieder mal leer sind ;) Abgesehen davon schadet es nicht, zu wissen, wie viel Zeit man denn schon in welches Projekt gesteckt hat. Und wieviel Zeit eigentlich für internes Zeug so draufgeht.. Die große Herausforderung im Leben eines Selbstständigen ist es also, tagtäglich den Überblick über Kunden, Projekte, Zeit und Geld zu behalten – und dafür hab ich das ideale Tool für euch entdeckt – nämlich moco!
Büro-Organisation, Rechnungen und Zeiterfassung – meine ersten Schritte
Ohne digitale Hilfsmittel geht ja heute fast gar nichts mehr – und ich muss gestehen: Ich hab auch ein Faible für (hilfreiche) Online-Software.. In den ersten 2 Jahren meiner Selbstständigkeit hab ich also mit folgendem System gearbeitet:
für meine To Do-Listen: ToDoist (übrigens: mit dem richtigen System seeehr empfehlenswert!!)
für meine Angebote und Rechnungen: FastBill
für die Zeiterfassung: Toggl
für eine Übersicht über bereits abgerechnete und zu verrechnende Projekte: ein ganz normales Excel-Dokument
für eine Übersicht über potentielle Kunden: ein (vernachlässigtes) Ablagefach und ein Chaos aus PostIts
für eine Gesamt-Übersicht über Kunden, Projekte und den jeweiligen Status: mein Gehirn, das gottseidank zu 99% zuverlässig war
meinen Mail-Account mit seiner heißgeliebten Suchfunktion
Im Großen und Ganzen hat mein bisheriger Workflow funktioniert. Anfangs war’s ja noch ein Kinderspiel, aber mit zunehmenden Kunden eindeutig nicht mehr ganz so einfach.
Und vieles daran hat mich trotzdem genervt und zwar regelmäßig. Stundenübersicht anschauen in einem Programm und Abrechnungen schreiben in einem anderen ist irgendwie mühsam. Immer wieder hab ich mir gewünscht, dass es doch eine Software gibt, die alles (sinnvoll) kombiniert – und ich endlich mal eine wirklich hilfreiche, gesamte Übersicht über all meine Sachen hab. Aja, und leistbar sollte dieses „Ding“ natürlich auch sein ;)!
Nach unzähligen erfolglosen Recherchen stolpere ich dann vor ein paar Monaten ganz zufällig über die Software „moco“ – und es war Liebe auf den ersten Blick sozusagen ;).
moco – und warum es mir jeden Tag erleichtert!
moco ist für mich jetzt die Sekretärin, die ich (noch) nicht habe. Denn „sie“ hat immer einen Überblick über all meine Projekte. Aber auch über all meine Angebote. moco weiß genau, wann etwas abzurechnen ist – und wie viel. Und schreit auch gleich, wenn ich bei einem Projekt die kalkulierte Zeit übersehe. moco erinnert mich ständig, was bei potentiellen Neukunden zu tun ist – und hilft mir somit, neue Aufträge zu bekommen! Abgesehen davon hat das Tool ein echt ansprechendes Design (was mir unglaublich wichtig ist) und einfach genau die Funktionen, die ich tagtäglich brauche!
Aber, Stop – jetzt nochmal von Anfang an!
Projektverwaltung mit moco: Überblick und die volle Kosten-Kontrolle (auch für Kunden)
In der Software hab ich jetzt alle meine Kunden und die jeweiligen Projekte drin. In der Übersicht seh ich dann auf einen Blick alle aktuellen Projekte UND den Status – also wieviel vom Budget schon verbraucht ist.
Bei jedem Kunden ist ein Angebot (oder ein geplantes Budget) hinterlegt und dank der Zeiterfassung weiß moco immer genau, woran ich wie viel arbeite. Klingt zwar selbstverständlich – funktioniert aber meiner Erfahrung nach in anderen Tools weit nicht so einfach und problemlos!
Zeiterfassung mit moco: Überblick über jede gearbeitete Minute
Mit moco läuft bei mir jetzt ziemlich den ganzen Tag die Stopp-Uhr mit. So kann ich am Abend ganz genau nachvollziehen, was ich den lieben langen Tag so gewerkt habe und mich am Ende des Tages selbst loben für meine Leistung ;). Ist also nicht nur sinnvoll für die Projekt-Übersicht, sondern auch richtig motivierend.
Wie es als Selbstständiger mal so ist, hat man ja neben dem Projektgeschäft auch noch 1000 andere Dinge zu erledigen.
Früher hab ich mich immer etwas gewundert, wo meine ganze Zeit hingekommen ist. Jetzt hab ich dafür ein paar interne Projekte und kann auch hier ein Stundenkontingent definieren. moco zeigt mir dann auch, wieviel meiner Zeit verrechenbar und nicht verrechenbar ist (manchmal etwas erschreckend ;)). Apropos Stundenkontingent: Schon beim Auswählen des Projekts sieht man sofort, wie viel Zeit noch verfügbar ist – ständiger Überblick also :)!
Ist ein Projekt abgeschlossen, kommt der (für Selbstständige doch immer) freudige Teil: die Abrechnung!
Abrechnung mit moco: Fixe Pauschale oder genaue Stundenaufschlüsselung?
moco hat mein voriges Rechnungs-Tool jetzt gänzlich abgelöst. Mit einem Klick kann ich aus dem Projekt heraus jetzt die Rechnung erstellen (ui, wie hab ich mir das immer gewünscht!). Egal, ob ich ein pauschales Angebot abrechnen, einen Rabatt geben oder dem Kunden eine minutengenaue Aufschlüsselung aller Arbeiten schicken möchte – alles ist möglich. Fremdkosten (wie in meinem Fall von Druckereien und Partnerfirmen) werden auf Wunsch auch gleich noch hinzugefügt.
Natürlich schreit moco auch gleich, wenn eine Rechnung überfällig ist. Und für alle, die ihre Zahlen gerne analysieren, detaillierte Statistiken über monatliche Einnahmen, Jahresumsatz, Umsatz pro Kunde usw.
Und ist der Umsatz gerade nicht so erfreulich – dann sollte man doch wieder mal neue Kunden an Land ziehen, oder?
Neue Kunden gewinnen mit moco: Der Tritt in den Hintern für alle, die Akquise nicht so mögen
Neukundengewinnung ist ja immer so eine Sache. Erstens mag man ja nicht lästig sein. Zweitens wartet man halt einfach, ob sich der potentielle Kunde nach dem Angebot von selbst meldet. Und drittens vergisst man dann irgendwann, dass es eine Anfrage gegeben hat. Ok, vielleicht etwas übertrieben – aber eines ist klar: Zur Akquise muss man meistens ein bisschen genötigt werden.
Mit einem eigenen Akquise-Bereich hat moco auch hier vorgesorgt. Jeder potentielle Kunde kann eingetragen und mit einem Status versehen werden (z.B. Kontakt aufgenommen, Angebot verschickt, mündliche Zusage etc.). Damit es nach dem ersten Anflug von Motivation nicht zu „digitalen Leichen“ kommt, verlangt moco ein Datum, wann wieder etwas passieren muss. Und nervt dann solange, bis man den Kunden endlich anruft und den Status zum nächsten Level ändert. Klingt brutal – ist aber wirklich hilfreich. Zusätzlich motivierend ist das geschätzte Auftragsvolumen, dass einem dann auch noch ständig vor die Nase gehalten wird ;).
Einsatzplanung mit moco
Was ich persönlich noch nicht wirklich verwende, ist die Einsatzplanung. Dort könnte man Zeitfenster für verschiedene Projekte in einem Kalender einplanen und so den Überblick behalten, inwieweit man selbst (oder die Mitarbeiter – falls vorhanden) mit Projekten eingedeckt ist. Macht bei umfangreicheren Projekten definitiv Sinn – und werd ich mir sicher auch mal näher anschauen! Bin mir aber nicht sicher, ob ich, als spontaner Freigeist, 2 Wochen vorher weiß, an welchem Projekt ich da arbeiten werde ;).
Was fehlt noch so bei moco?
Ich hab einige Punkte für den Artikel notiert gehabt, die ich mir wünschen würde. Dann kommt wöchentlich eine Info von moco mit neuen oder angepassten Funktionen und – auch wenn das jetzt unglaubwürdig klingt, aber ist so – es hat sich in der Zwischenzeit (für meine Arbeitsweise) alles erledigt! Drum, großes Lob an das Entwickler-Team – die Philosophie eines einfachen Tools, das alles abdeckt, was man braucht, aber nicht mehr, wird wirklich erfüllt!
Das einzige, was moco für meine Bedürfnisse nicht integriert hat, ist eine To Do-Liste (idealerweise zugeordnet zu den jeweiligen Projekten). Aber wahrscheinlich würde die Software dann erst recht wieder zu komplex werden… Was ich aber echt hilfreich finden würde, wäre eine Integration von moco in ToDoist, meiner To Do-Liste des Vertrauens – damit ich meine Zeit gleich dort erfassen kann – aber vielleicht kommt das ja auch noch ;)!
Meine Empfehlung: Probiert moco doch mal aus!
Denn am besten ist es doch, ihr schaut euch die Software einfach selbst mal an und probiert, ob moco für euch und euer Unternehmen auch so hilfreich ist, wie für mich. Vielleicht habt ihr dann ja auch das Gefühl wie ich vor einiger Zeit, dass ihr ohne moco nicht mehr selbstständig sein wollt ;)
Dann wünsch ich viel Freude mit meiner Empfehlung – und lasst doch gerne hören, wie’s euch so gefällt!
lg, Julia,
die moco übrigens mitten im Urlaub zufällig entdeckt – und dann voller Begeisterung einen halben Tag damit herumgespielt hat.. Gut, dass ich damals die nicht verrechenbare Zeit noch nicht mitgetrackt habe ;).
PS.: Vielen Dank an die freundliche Unterstützung vom super-hilfsbereiten moco-Team. Ich hab den Schweizer Jungs und Mädls einfach ein lobendes Mail schreiben müssen und vorgeschlagen, dass ich moco super gerne im visionsgarten vorstellen möchte. Sabine und Tobias sind auch total engagierte Leute, die die Welt verbessern möchten und ganz viel Zeit neben ihrer eigentlichen Arbeit in die Entwicklung der Software gesteckt haben :).
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